Академия Специальных Курсов по Компьютерным Технологиям
    Главная страница Послать письмо
 
AskIt.ru  
   
   
   
   
   
   
 
 
  Главная / Заказные курсы / Программирование в Microsoft Office для пользователей
 
 

Получить учебные материалы по этому курсу


<-- Назад Читать дальше -->

1.4 Запуск макроса после создания: диалоговые окна, панели инструментов, меню и командная строка

Кнопки и меню для макросов в приложениях Office, другие способы запуска макросов

Предположим, что макрос уже создан (в макрорекордере, как мы уже умеем, или средствами редактора Visual Basic, который нам предстоит освоить) и вы хотите или выполнить его один раз или настроить себе возможность вызывать его постоянно. В нашем распоряжении — множество разных способов.

Самый простой, но и самый неудобный способ — воспользоваться окном Макрос, которое можно открыть при помощи меню Сервис -> Макрос -> Макросы (см. рис. 1.1).

Рис. 1.1 Диалоговое окно Макросы

Из этого окна можно:

Выполнить — запустить макрос на выполнение;

Войти — открыть макрос в редакторе Visual Basic начать его пошаговое выполнение;

Изменить — просто открыть макрос в редакторе Visual Basic;

Создать — необходимо будет ввести имя создаваемого макроса и в редакторе Visual Basic будет автоматически создана процедура с определенным вами именем;

Удалить;

Параметры — поменять описание и назначенное сочетание клавиш.

Каждый раз открывать это окно, находить нужный макрос (а их вполне может быть, например, несколько десятков) и нажимать на кнопку Выполнить" — не самый быстрый вариант. Вряд ли он очень понравится вашим пользователям, да и вам самим работать так будет неудобно. Поэтому в вашем распоряжении несколько более удобных вариантов.

Если вы пользуетесь макросом постоянно, то можно использовать самый быстрый способ его вызова — клавиатурную комбинацию. Например, сейчас, когда я пишу эту книгу, я "положил" на клавиатурные комбинации простенькие макросы, которые вводят нужный мне текст. Если мне нужно набрать "Visual Basic", я набираю < Alt>+< V>, если Microsoft Office — < Alt>+< M> и т.п. На клавиши (правда, уже без макросов) у меня разложены и все стили — заголовки, маркированные списки и т.п. Очень удобно!

На работе клавиатурным комбинациям, к примеру, ввод информации о ответственном исполнителе, о руководителе, которому пойдет документ на подпись, о полном названии вашей организации и т.п. Главное — чтобы вы использовали их постоянно, иначе вы просто забудете, какое сочетание клавиш за что отвечает.

Назначить сочетание клавиш макросу можно очень просто.

В Word это выглядит так: в меню Сервис выбираем Настройка и переходим на вкладку Команды. Затем нажимаем на кнопку Клавиатура: откроется окно Настройка клавиатуры (см. рис. 1.2)

Рис. 1.2 Окно настройки клавиатурных комбинаций

В списке Категории нужно выбрать Макросы, в списке Команды — нужный макрос, установить указатель ввода в поле Новое сочетание клавиш и нажать требуемое нам сочетание клавиш. Помимо обычных сочетаний типа <Alt>+<1>, <Alt>+<M> и т.п., можно использовать и более сложные. Например, вы используете два вида списков — маркированные и нумерованные. Для каждого из макросов, которые применяют данный тип списков, можно назначить клавиатурную комбинацию вида <Alt>+<L>,<M> или <Alt>+<L>,<N>. Это значит, что если вы вначале нажмете вместе клавиши < Alt+ L>, а затем <M>, то данный макрос (предположим, что это — применение маркированного списка) будет выполнен. Вводить такое сочетание клавиш в поле Новое сочетание клавиш нужно точно так же, как вы будете его применять.

После того, как нужное сочетание клавиш будет введено, нужно нажать на кнопку Назначить, а затем — Закрыть.

Внимание! Следите за надписью Текущее назначение в этом диалоговом окне. Вполне возможно, что выбранному вами сочетанию клавиш уже назначен другой макрос или встроенная команда. Если вы проигнорируете это сообщение, то вы переназначите эту комбинацию вашему макросу. Но если пользователь уже привык использовать эту комбинацию для других целей (< Ctrl>+< S>, < Ctrl>+< N>) и т.п., он может быть очень недоволен.

В Excel кнопки Клавиатура в окне Настройка (меню Сервис -> Настройка) вы не найдете. Там придется назначать клавиатурные комбинации по другому: в меню Сервис выбрать Макрос -> Макросы, выбрать нужный макрос в списке и нажать на кнопку Параметры. Откроется окно Параметры макроса (см. рис. 1.3), в котором вы сможете выбрать нужную клавиатурную комбинацию (только в сочетании с клавишей <Ctrl>) и ввести описание макроса. На практике любое сочетание клавиш можно назначить макросу и в Excel, но простыми способами это сделать нельзя — придется писать программный код, в котором будут перехватываться события приложения.

Рис. 1.3 Диалоговое окно Параметры макроса

Как мы уже говорили, на клавиатурные комбинации есть смысл назначать только те макросы, которыми вы пользуетесь каждый день. А как же быть с полезными макросами, которые активно используются, к примеру, в отчетный период, а потом опять ждут своего часа целый месяц? Подавляющее большинство пользователей за этот месяц забудет все назначенные клавиши и потеряет те бумажки, на которых вы им эти клавиатурные комбинации записали. Да и сам разработчик (у меня это случается регулярно) вполне может забыть, что именно нужно нажимать для запуска макроса.

Лучший выход в такой ситуации — назначить макрос пункту меню или кнопке на панели управления. Пожалуй, назначение пункту меню даже лучше — больше возможностей упорядочить макросы и есть возможность использовать понятные названия. Однако нажимать на кнопки на панели инструментов быстрее — так что выбирайте сами, что вам больше нравится. Создание и настройка новой панели инструментов для вызова макросов в Word может выглядеть так:

  • В меню Сервис выбираем Настройка и переходим на вкладку Панелиинструментов.
  • Нажимаем на кнопку Создать и вводим название панели (например, Макросы) и выбираем тот документ, в котором она будет создана. Если мы выберем normal.dot, то меню будет доступно для всех документов Word на этом компьютере (что чаще всего и надо). Другой вариант — создать панель управления в том же документе Word, который у вас открыт. В этом случае меню будет доступно только из этого файла.

После того, как мы нажмем на кнопку OK и Закрыть, у нас будет создано новое пустое меню (которое будет находится где-нибудь прямо поверх документа). Чтобы было удобней, нужно перетащить его к стандартным панелям инструментов, а потом вновь воспользоваться командой главного меню Сервис -> Настройка. В нем нужно перейти на вкладку Команды, в списке Категории выбрать Макросы и просто перетащить на панель инструментов нужные макросы из списка Команды. Если на панель инструментов нужно поместить не один, а несколько макросов, то, возможно, удобнее будет нажать на кнопку Упорядочить команды и воспользоваться очень удобным диалоговым окном (см. рис. 1.4):

Рис. 1.4 Диалоговое окно Изменение порядка команд

Мы добавили нужные кнопки на панели инструментов, но пока они выглядят не очень интересно (например, Normal. NewMacros. Recordset). Вряд ли такое название что-то скажет пользователю. Поэтому следующее действие — настройка кнопок. Для при открытом окне Настройка (это условие обязательно!) просто щелкаем правой кнопкой мыши по кнопке на панели инструментов, которую нам надо настроить. Откроется специальное контекстное меню (см. рис. 1.5).

Рис. 1.5 Контекстное меню для настройки кнопки на панели инструментов

Что можно сделать из этого меню:

Удалить — просто удалить кнопку (для этого же можно просто перетащить ее обратно прямо на окно Настройка).

Имя — возможность ввести имя, то есть надпись на кнопке или пункте меню. Для меню использование надписи удобно, для кнопки на панели инструментов — не очень, поскольку занимает очень много места.

Копировать значок на кнопке и Вставить значок для кнопки — возможность воспользоваться понравившимся вам значком с другой кнопки;

Изменить значок на кнопке — откроется скромный редактор, в котором вы сможете сами нарисовать нужный значок.

Выбрать значок для кнопки — выбрать один из 42 стандартных значков. На самом деле только в Word значков, которые можно использовать — несколько тысяч. Мы поговорим о том, как их выбирать, в главе, посвященной программному созданию панелей инструментов и меню.

Основной стиль — под этой загадочной надписью скрывается то, что нам обычно и нужно — чтобы кнопка была представлена только рисунком, безо всяких надписей.

Только текст (всегда), Только текст (меню), Значок и текст — определяют, что именно из набора надпись/рисунок будет показано на кнопке. Наиболее часто используемый вариант, конечно — Основной стиль.

Начать группу — про эту возможность мы поговорим подробнее в главе про создание панелей инструментов управления и меню программным способом;

Назначить гиперссылку — комментариев, видимо, не требует.

Конечно же, мы могли обойтись и без создания своей панели управления, просто добавив наши кнопки в существующие панели (точно таким же перетаскиванием). Точно так же мы можем преобразовать стандартные панели инструментов. Однако не забывайте, что все эти преобразования доступны только при открытом диалоговом окне Настройка.

Создание меню производится немного по другому:

  • Нужно открыть то же диалоговое окно Настройка (меню Сервис -> Настройка).

В списке Категории выбрать Новоеменю.

Перетащить команду Новоеменю из списка Команды того же окошка в нужное место основного меню (см. рис. 1.6).

Рис. 1.6 Диалоговое окно Настройка

Далее точно так же при открытом окне Настройка щелкаем правой кнопкой мыши по созданному нами пункту меню и переименовываем его (в нашем примере мы назовем его Макросы.

Далее нужно нажать на кнопку Упорядочить команды. В открывшемся диалоговом окне Изменение порядка команд (см. рис. 1.7) нужно в списке Строка меню выбрать Макросы и добавить в него нужные элементы (то есть созданные вами макросы). Переименовать их можно при помощи кнопки Изменить выделенный объект прямо из этого окна.

Рис. 1.7 Окно Изменение порядка команд

В результате у нас может получиться очень милое меню, в котором пользователю запутаться будет трудно (см. рис. 1.8).

Рис. 1.8 Меню для запуска макросов

В Excel все очень похоже, но чуть-чуть по другому. Если в Excel мы откроем окно настройка (меню Сервис -> Настройка) и в списке Категории выберем Макросы, то вместо списка макросов в списке Команды будет две возможности: Настраиваемая команда меню и Настраиваемая кнопка (см. рис. 1.9).

Рис. 1.9 Создание кнопки для запуска макроса в Excel

Настраиваемая кнопка — это готовая кнопка, которую можно перетащить на панель инструментов, а потом открыть для нее контекстное меню и воспользоваться командой Назначить макрос. Конечно же, для выбора иконки, формата отображения и т.п. можно воспользоваться и другими возможностями контекстного меню, которые доступны и в Word.

Для создания нового меню в Excel нужно точно так же создать новое меню, как в Word, а потом нажать на кнопку упорядочить команды и добавить в этом меню несколько элементов Настраиваемая команда меню. Их реальная настройка (в том числе и назначение макросов) производится по нажатию на кнопку Изменить выделенный объект.

В подавляющем большинстве остальных приложений Office ( PowerPoint, Project, Outlook и т.п.) работа с макросами производится так же, как и в Word.

Есть еще один способ предоставить пользователю возможность запускать макросы — самый функциональный, но и самый трудоемкий: создать специальную графическую форму, на которую можно поместить, например, ниспадающий список макросов. При применении этого способа можно предусмотреть дополнительные элементы управления для ввода параметров, которые макросы смогут "подхватывать" во время выполнения (напрямую параметры макросам передаваться не могут, поскольку макрос — это процедура, не принимающая параметров). Однако применение этого способа потребует написания программного кода. Как работать с формами и элементами управления на них — будет рассказано в главе 5 этой книги. После этого создание такой формы не составит никакого труда.

Есть еще одна специальная возможность для запуска макросов: сделать так, чтобы они запускались при возникновении специального события. Таким событием может стать, например, внесение изменений на лист Excel, открытие книги Excel или документа Word и т.п. Подробнее про работу с событиями будет рассказано в соответствующей главе. Однако можно обеспечить автоматический запуск макроса и без программирования: достаточно просто назначить ему специальное имя. Например, для Word список таких специальных названий представлен в Табл. 1.1.

Табл. 1.1 Специальные названия макросов для Word

Имя процедуры

Когда запускается

AutoExec

При запуске Word (этот макрос должен храниться в normal.dot)

AutoNew

При создании нового документа

AutoOpen

При открытии любого документа (если в normal . dot ) или открытии документа, в котором находится макрос с таким именем

AutoClose

При закрытии документа

AutoExit

При выходе из Word

В Excel предусмотрены специальные имена макросов для рабочей книги Auto_Open, Auto_Close, Auto_Activate и Auto_Deactivate. Однако Microsoft предупреждает, что эти возможности оставлены только для обратной совместимости и рекомендует пользоваться событийными процедурами.

Еще один момент, связанный с макросами Auto: поскольку раньше эти возможности активно использовались вирусами, в Office 2003 по умолчанию эти макросы запускаться не будут. Для того, чтобы обеспечить им возможность запуска, необходимо изменить установленный уровень безопасности в меню Сервис -> Макрос -> Безопасность на Низкий.

Ну и последняя, по моему опыту, самая малоизвестная, но тем не менее очень полезная возможность для запуска макросов. Вы можете запустить их из командной строки при запуске Word или Excel, указав имя макроса в качестве параметра командной строки. Например, чтобы открыть Word и сразу выполнить макрос MyMacros из normal.dot, можно воспользоваться командой

winword . exe / mMyMacros

Очень удобно использовать эту возможность, если создать несколько ярлыков для запуска приложения Office, например, на рабочем столе, изменить в них командную строку и использовать для запуска приложения с одновременным запуском макросов.

 

 

   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
 
<-- Назад Вперед -->

Получить учебные материалы по этому курсу


 
© 2004-2008, Академия Специальных Курсов
по Информационным Технологиям
.
Все права защищены.

Разработка NevaStudio
г. Санкт-Петербург, Васильевский остров,
20-я линия, д. 7
Офис 101, 2-й этаж
Телефон: 8(812)922-47-60
E-mail: info@askit.ru