1.1 Зачем программировать в VBA

Программирование в Office — это прежде всего уменьшение количества повторяющихся действий (и ручной работы, которая для этого требуется). Вот примеры некоторых типичных ситуаций, когда применение программирования просто напрашивается:

• вам с определенной периодичностью приходится изготавливать документы, очень похожие друг на друга: приказы, распоряжения в бухгалтерию, договоры, отчеты и т.п. Часто информацию можно взять из базы данных — тогда применение программирования может дать очень большой выигрыш во времени. Иногда ее приходится вводить вручную, но и тогда автоматизация даст выигрыш и во времени, и в снижении количества ошибок;
• разновидность той же ситуации: одни и те же данные нужно использовать несколько раз. Например, вы заключаете договор с заказчиком. Одни и те же данные (наименование, адрес, расчетный счет, номер договора, дата заключения, сумма и т.п.) могут потребоваться во множестве документов: самом договоре, счете, счете-фактуре, акте сдачи выполненных работ и так далее. Логично один раз ввести эти данные (скорее всего, в базу данных), а затем автоматически формировать (например, в Word) требуемые документы;
• когда нужно сделать так, чтобы вводимые пользователем данные автоматически проверялись. Вероятность ошибки при ручном вводе данных зависит от многих разных факторов, но, согласно результатам некоторых исследований, она в среднем составляет около двух процентов. "Вылавливать" потом такие ошибки в уже введенных данных — очень тяжелый труд, поэтому сразу сделать так, чтобы они не возникали.

В общем, любое действие, которое вам приходится повторять больше нескольких раз — это возможный кандидат на автоматизацию. Например, занесение сотен контактов в Outlook, или замена ресурса в десятках проектов Project, или анализ информации из базы данных за разные периоды в таблице Excel — те ситуации, когда знание объектных моделей приложений Office спасет вас от часов и дней скучного труда.

Конечно, есть еще практиканты и аналогичный бесплатный трудовой ресурс, но хочется ли вам потом заниматься еще и поиском ошибок за них? Кроме того, применение программирования несет еще и другие преимущества для сотрудника, который применяет его в работе:

• повышается его авторитет в глазах руководства и других сотрудников;
• если программы этого пользователя активно используются на предприятии (им самим или другими сотрудниками), этим самым он защищает себя от сокращений, снижения зарплаты и т.п. — ведь поддерживать их и изменять в случае необходимости будет некому.

Получить учебные материалы по этому курсу