17. Применение электронной почты в Project Server 2003: настройка уведомлений и напоминаний

Уведомления и напоминания Project Server 2003, настройка почтового сервера, отправка сообщений (email messages) по электронной почте с Project Server 2003

Одно из важных преимуществ применения Project Server 2003 по сравнению с офф-лайновым режимом работы заключается в возможности применения уведомлений. Пользователи могут настроить для себя, а руководители проектов - еще и для своих ресурсов уведомления и напоминания в случае возникновения различных событий, например:

·        в случае появления новой задачи или изменения существующей;

·        если появился новый риск или вопрос;

·        документ был создан, изменен или удален;

·        делегирован список задач и т.п.

В некоторых ситуациях пользователь будет уведомляться автоматически и отказаться от таких уведомлений он не сможет:

·        при отказе от назначения (когда отказался ресурс);

·        при отказе в изменении задачи (когда такой отказ был произведен менеджером, это относится и ко всем остальным ситуациям, перечисленным ниже);

·        при отказе в создании новой задачи;

·        при отказе при внесении изменений в календарь.

·        при отказе в запросе на делегирование задачи;

·        при удалении из отчета о состоянии.

В Project Server 2003 предусмотрены уведомления (которые срабатывают при возникновении определенного события) и напоминания. Напоминания отличаются тем, что поводом для их отправки становится наступление определенного времени. Например, можно настроить напоминание для ресурса, которое сработает, когда будет приближаться время сдачи задания.

Пользователи могут сами определять для себя уведомления и напоминания. Менеджеры проектов могут делать это для членов своей команды. При этом члены команды не могут отменять напоминания и уведомления, которые определены для них менеджером проекта.

Первое, что нужно сделать, чтобы настроить уведомления и напоминания - определить параметры сервера электронной почты. Делается это на странице "Администрирование" Project Web Access: идем по ссылке "Настройка Project Web Access", а затем переходим на вкладку "Уведомления и напоминания". На этой странице - несколько очевидных параметров:

·        адрес сервера SMTP - IP-адрес или имя хоста, номер порта - очевидно;

·        адрес отправителя - тот адрес, который будет автоматически подставляться в поле Reply to для всех уведомлений и напоминаний, отправляемых Project Server 2003;

·        адрес электронной почты организации - доменная часть имен электронной почты, которая будет подставляться для оповещений тем пользователям, для которых не определен адрес электронной почты (в качестве первой части имени будет браться их имя как ресурса Project Server);

·        текст сообщения по умолчанию - это текст, который будет автоматически добавляться ко всем сообщениям, отправляемым Project Server;

·        время генерации сообщений - по умолчанию 0.00, рекомендуется устанавливать такое время, когда Project Server 2003 загружен минимально.

После того, как эти общие параметры настроены, можно производить настройку уведомлений и напоминаний. Эта настройка производится прямо с домашней страницы Project Web Access. В левой части страницы расположены две ссылки - "Уведомлять по электронной почте о моих задачах и отчетах о состоянии" и "Уведомлять по электронной почте о моих ресурсах для задач и отчетах о состоянии". Страница, которая откроется по первой ссылке, служит для настройки личных уведомлений и напоминаний, все настройки достаточно очевидны. Вторая ссылка - для настройки уведомлений и оповещений подчиненным менеджера проекта (в терминологии Project Server - ресурсам). Настройки также каких-то комментариев не требуют.

Получить учебные материалы по этому курсу