15.5 Работа с документами

Библиотеки документов на Project Server 2003, типы документов, связывание документов с задачами, вопросами и рисками, общая библиотека документов для проекта и лчиная библиотека документов для пользователя

Одна из самых удобных возможностей Project Server 2003 - возможность организации библиотек документов, которые относятся к проекту. В таких библиотеках предлагается хранить всю неструктурированную информацию, относящуюся к данному проекту (такой информации в любом реальном проекте обычно бывает очень много) - то, что нельзя поместить, например, в ресурсы, задачи и назначения. Под документами подразумеваются не только документы Office, но и изображения, страницы HTML, данные в XML, формы XML, документы PDF - и множество других форматов. Средства работы с документами в Project Server 2003 позволяют:

·        работать с документами в библиотеках напрямую из приложений Office (без необходимости сохранять их на диске и выкладывать затем на сервер, хотя так тоже можно);

·        связывать документы с задачами, вопросами и рисками;

·        создавать для одного проекта несколько библиотек документов и объединять их в иерархии. Кроме того, на сервере изначально создается общая библиотека документов - для хранения документов, относящихся ко всем проектам.

·        работать с версиями документов, выполнять операции check-in и check-out;

·        получать по электронной почте уведомления об изменениях в документах;

·        использовать средства полнотекстового поиска и индексирования по документам в библиотеке.

Для того, чтобы возможности работы с документами стали доступны, необходимо интегрировать Project Server 2003 с Windows SharePoint Services. Обычно это делается непосредственно в процессе установки.

Работа с документами, как и работа с рисками и вопросами, либо из Project Professional 2003 - из меню "Совместная работа", либо из Project Web Access по ссылке "Мои документы".

При первом обращении к документам из Project Professional 2003 в вашем распоряжении - два варианта: воспользоваться общей библиотекой документов для данного проекта (уже готовой) или создать свою личную библиотеку документов.

Общая библиотека, как понятно из названия, предназначена для совместной работы пользователей с этими документами, а личная библиотека - для ваших документов, связанных с этим проектом. При создании личной библиотеки вам потребуется указать ее имя, определить, будет ли ссылка на эту библиотеку помещаться на домашнюю страницу Web-интерфейса для работы с документами, сохранять ли при каждом изменении отдельную версию документа, и на основе какого шаблона будут по умолчанию создаваться документы в этой библиотеке (изначально предлагается воспользоваться шаблоном для Word).

После этого, используя Web-интерфейс, вы сможете создавать новые документы, создавать папки в вашей библиотеке, отправлять документы по электронной почте, и т.п.

При создании в библиотеке первого документа для него создается меню-ниспадающий список, при помощи которого можно выбрать действие, производимое с данным документом (открыть в соответствующем приложении, выполнить check-in и check-out - по русски почему-то "извлечь" и "вернуть", просмотреть информацию о версиях, настроить параметры оповещения в случае, если документ изменится и т.п.

При создании или открытии выгруженного на сервер документа на вашем компьютере автоматически будет создана Web-папка, соответствующая данной библиотеке (конечно, можно создать ее и вручную, указав путь вида http://london5/sites/projectserver_102/Shared%20Documents/). Web-папка, как и положено, появится под иконкой My Network Places, и пользователи смогут работать с документами проекта безо всякого Web-интерфейса - привычными средствами Windows Explorer.

Получить учебные материалы по этому курсу